Préambule : acceptation des conditions

La connexion à l'application Habita au moyen d'un prénom identifiant et d'un mot de passe personnel vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes conditions. Tout refus de ces conditions entraîne l'interdiction d'utiliser le service.

Article 1 : Objet et périmètre

Habita est une solution numérique professionnelle de gestion technique et sociale de l'habitat, mise à la disposition exclusive des salariés habilités de Coallia pour la structure U2A MNA Guillaudot. Elle dématérialise le suivi de la propreté des logements (chambres et parties communes), les demandes d'intervention technique (DI) et le signalement de moisissures.

Elle comprend également un espace réservé aux maîtresses de maison (planning hebdomadaire du ménage, contrôle du ménage des chambres, suivi des accompagnements au ménage), un espace de consultation statistique avec édition de bilans PDF, le plan du foyer avec recherche de résident, l'annuaire d'urgence de la structure, ainsi qu'un espace administrateur servant à tenir à jour la liste des résidents et des référents, l'annuaire, les comptes utilisateurs et le journal des départs et déménagements.

Article 2 : Accès, habilitations et authentification

L'accès est strictement personnel, nominatif et incessible. Chaque compte est créé par un administrateur avec un mot de passe provisoire, que l'utilisateur doit remplacer à sa première connexion par un mot de passe personnel d'au moins huit caractères comprenant une majuscule, un chiffre et un caractère spécial. Tant que ce remplacement n'est pas effectué, aucune donnée n'est consultable et aucune action n'est possible. En cas d'oubli, un lien de réinitialisation est envoyé sur l'adresse e-mail professionnelle associée au compte. Le partage des identifiants constitue une faute grave.

Les fonctions accessibles dépendent du niveau d'habilitation attribué : les agents accèdent aux fonctions générales, les maîtresses de maison accèdent en plus à leur espace dédié, et les administrateurs disposent de l'ensemble des fonctions ainsi que de la gestion des listes et des comptes. Ces droits sont vérifiés par le serveur à chaque consultation et à chaque action. La désactivation d'un compte met fin à son accès immédiatement. La session se ferme automatiquement après dix minutes d'inactivité.

Article 3 : Traçabilité des saisies

Chaque action enregistrée est horodatée et rattachée au compte de l'utilisateur qui l'a effectuée : évaluations de propreté, demandes d'intervention, signalements, génération et validations du planning ménage, contrôles du ménage, accompagnements, masquage d'une observation, ainsi que les modifications apportées par les administrateurs (annuaire, départs et déménagements de résidents). Cette traçabilité est nécessaire à la valeur probante des données et peut être produite en cas d'audit ou de litige.

Article 4 : Responsabilité et valeur probante

L'utilisateur est le seul garant de l'exactitude et de la véracité des informations qu'il saisit. Ces données ayant force probante pour la maintenance du patrimoine et le suivi socio-éducatif, toute falsification, dissimulation ou saisie abusive volontaire engage la responsabilité professionnelle et, le cas échéant, pénale de son auteur.

Article 5 : Droit à l'image et vie privée

La fonction photographique est strictement restreinte à la documentation des moisissures et désordres matériels du logement. Il est formellement interdit de photographier un résident, un document personnel ou tout effet privé permettant une identification. Toute violation expose son auteur à des poursuites au titre de l'article 226-1 du Code pénal. Les photos sont compressées sur l'appareil avant envoi ; une seule photo est jointe par signalement.

L'application propose par ailleurs un lecteur de QR code pour accéder rapidement à un logement : il active la caméra pour lire un code en direct, sans jamais enregistrer ni transmettre la moindre image.

Article 6 : Données traitées et finalités

Concernant les résidents, l'application traite : leur nom et leur chambre au sein de la structure ; l'état de propreté de leur chambre et les observations associées ; leur semaine de ménage au planning, sa réalisation ou non et le nombre de reports qui en découle ; les accompagnements au ménage réalisés ; les observations des contrôles du ménage ; l'historique de leurs départs et déménagements au sein de la structure ; et, uniquement lorsque le résident autorise l'accès à son logement en son absence dans le cadre d'une DI, son numéro de téléphone.

Aucune donnée de santé, d'origine, d'opinion, de religion ou de situation administrative n'est demandée. Les champs de texte libre (descriptions, observations, commentaires) doivent rester factuels et limités à l'état du logement : il est interdit d'y inscrire de telles informations ou un jugement sur la personne.

Concernant les utilisateurs, l'application traite leurs nom, prénom, e-mail professionnel et téléphone, leur niveau d'habilitation et l'état de leur compte, nécessaires à la gestion du compte et à la traçabilité décrite à l'Article 3. Le nom, le prénom et le téléphone de l'utilisateur servent aussi à préremplir le demandeur d'une DI.

Ces données sont traitées aux seules fins de gestion locative, de suivi socio-éducatif et d'analyse statistique de l'état du patrimoine, dans le cadre de la mission d'hébergement de Coallia.

Séparément, l'application mesure des données techniques d'usage : écrans consultés, connexions réussies ou échouées, et nombre d'évaluations, de DI (avec leur corps de métier), de signalements, de bilans PDF et de mails de planning préparés. Ces mesures sont rattachées au prénom de l'utilisateur, jamais à un résident. Elles n'enregistrent ni le contenu des écrans, ni les clics, ni la session. Elles servent uniquement à améliorer le service.

Article 7 : Traitements automatiques du planning ménage

Un traitement automatique met à jour le planning ménage deux fois par semaine, ainsi qu'à l'ouverture du planning et à la préparation du mail récapitulatif : une semaine terminée qui n'a pas été validée est marquée « non faite », un report est compté pour le résident concerné et celui-ci est reprogrammé sur la semaine suivante ; le planning est ensuite prolongé pour couvrir les semaines à venir. Si cette semaine est finalement validée en retard, la reprogrammation est annulée et le planning retrouve son ordre initial, sauf s'il a été modifié entre-temps. Aucune autre décision n'est prise automatiquement à l'égard d'un résident, et les maîtresses de maison peuvent corriger le planning à tout moment.

Article 8 : Hébergement et sous-traitants

Les données transitent et sont conservées chez des prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants :

Supabase assure l'authentification et héberge la base de données de l'application : résidents, évaluations, planning, contrôles, accompagnements, annuaire et comptes utilisateurs.

Cloudflare héberge l'application et le relais sécurisé par lequel passent les saisies, qui vérifie les droits de l'utilisateur avant de les enregistrer. Son service Turnstile vérifie, lors de la connexion et de la gestion du mot de passe, que la demande provient d'une personne et non d'un robot, à partir de signaux techniques du navigateur, sans finalité publicitaire.

Microsoft achemine, via Power Automate, les évaluations, les demandes d'intervention et les signalements (photo comprise) vers l'espace documentaire de Coallia.

Tous les échanges sont chiffrés en transit (HTTPS).

Deux prestataires supplémentaires, hébergés dans l'Union européenne, interviennent à des fins strictement techniques : Sentry reçoit un rapport technique (message d'erreur, trace d'exécution) lorsque l'application rencontre un dysfonctionnement, rapport dont les noms de résidents sont filtrés avant envoi ; PostHog mesure l'usage décrit à l'Article 6.

Article 9 : Consultation statistique et exports

Un espace de consultation permet aux utilisateurs de suivre, année par année, l'évolution de la propreté par bâtiment, par logement et par résident, y compris pour les anciens résidents d'un logement. L'application permet d'éditer des bilans au format PDF (statistiques, plan du foyer, planning ménage, contrôle du ménage) et de préparer dans la messagerie de l'utilisateur un mail récapitulatif du planning, que l'utilisateur envoie lui-même.

Ces documents sont des documents internes : leur diffusion en dehors de l'équipe et de la hiérarchie de la structure est interdite.

Les observations qualitatives restent visibles jusqu'à l'évaluation suivante et peuvent être masquées lorsqu'elles ne sont plus d'actualité. Le masquage retire l'observation de l'affichage sans la supprimer et reste tracé.

Article 10 : Fonctionnement hors connexion

Pour permettre une utilisation en zone sans réseau, l'application conserve temporairement sur l'appareil :

- la liste des résidents et des référents, l'annuaire et la capacité des chambres ;
- l'identité de l'utilisateur ;
- l'évaluation de propreté en cours, pour pouvoir la reprendre pendant douze heures en cas d'interruption ;
- les saisies effectuées hors connexion en attente d'envoi.

La déconnexion efface les listes de consultation, l'identité de l'utilisateur et la session. En revanche, par mesure de protection contre la perte de données, les saisies pas encore transmises au serveur et une évaluation interrompue restent conservées sur l'appareil jusqu'à leur envoi ou leur expiration, y compris après une déconnexion. L'utilisateur veille en conséquence à ne jamais laisser son appareil déverrouillé sans surveillance et à se déconnecter en fin de service.

Article 11 : Durée de conservation

Les évaluations, demandes d'intervention et signalements sont conservés à deux endroits : dans l'espace documentaire de Coallia, qui constitue la source institutionnelle de référence, et dans la base de données permettant la consultation statistique. Les données du planning ménage, des contrôles et des accompagnements sont conservées dans cette même base. L'ensemble est conservé pour la durée nécessaire au suivi du patrimoine et de l'accompagnement, puis supprimé conformément à la politique d'archivage de Coallia. Les comptes des utilisateurs quittant la structure sont désactivés sans délai.

Article 12 : Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement général sur la protection des données, les résidents et les utilisateurs disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur les données qui les concernent, dans les conditions prévues par ce règlement. Ces demandes s'exercent auprès du délégué à la protection des données de Coallia, et non auprès du créateur de l'application. Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Article 13 : Propriété intellectuelle

Le nom de l'application, son architecture technique, le design de ses interfaces et son code source demeurent la propriété intellectuelle exclusive de son créateur, Sami Charles Hassen Harigua. Le service est mis à disposition sous forme d'un droit d'usage limité. Toute reproduction, rétro-ingénierie, modification ou revente, même partielle, est interdite sans autorisation écrite.

Article 14 : Continuité de service

Le créateur et l'administrateur du service ne sont tenus qu'à une obligation de moyens quant à l'accessibilité de l'application. Ils ne sauraient être tenus responsables d'une perte de données, d'anomalies logicielles, d'interruptions liées au réseau ou aux prestataires tiers, ni des préjudices directs ou indirects en découlant.

Article 15 : Sanctions et juridiction

Tout manquement aux présentes conditions pourra entraîner la suspension immédiate et sans préavis des droits d'accès, indépendamment des sanctions disciplinaires relevant de l'employeur. Les présentes conditions sont régies par le droit français.